Marco Mulder van Tallpack International is een van de eerste opdrachtgevers die de vlootschouw, hét HR-stuurinstrument waarmee u uw medewerkers optimaal kunt inzetten, heeft ingezet in de organisatie. “Deanne en haar collega legden het principe van het systeem uit, en ik was meteen enthousiast. Op die manier de organisatie inzichtelijk maken, hadden we nog nooit gedaan.”
Met de vlootschouw leg je een zeer gestructureerd traject af. Het resultaat is een helder inzicht in de functies die nodig zijn om de doelstellingen op de lange termijn te kunnen behalen. Daarna volgt pas de invulling: welke medewerkers kunnen op welke plek worden ingezet. Marco Mulder: “Je wordt dus gedwongen heel goed na te denken over de toekomst; waar wil ik naartoe en binnen welke termijn. Als dat ideaalplaatje is geschetst, kunnen de functies bepaald worden die nodig zijn om dat te realiseren.”
Vervolgens wordt aan elke functie inhoud gegeven, tot in de details. “We hebben gekeken welke functies in de gewenste situatie het belangrijkst voor ons zijn. Dat is voor elke organisatie anders. Tallpack is een handelsbedrijf, dus daarom hebben wij de verkoopfuncties hoog ingeschaald. Dat klinkt heel eenvoudig, maar er zijn flinke discussies aan vooraf gegaan. De deskundige inbreng van Deanne heeft ertoe geleid dat we de inschaling hier en daar flink hebben bijgesteld. Zij zorgt er namelijk voor dat je anders naar je eigen organisatie kijkt, zodat bepaalde functies toch een andere waarde krijgen.”
De volgende stap is de functies invullen met de medewerkers die op dat moment in dienst zijn. “Ook daarvoor biedt de vlootschouw een efficiënt proces. De hiaten worden direct zichtbaar. Sommige mensen passen perfect, maar anderen hebben misschien bijscholing nodig of een coachingstraject. En er zijn er ook die te goed zijn voor hun functie. Van hen kun je verwachten dat ze binnen niet al te lange tijd op zoek gaan naar een andere uitdaging. Daar ben je dan op voorbereid en het stelt je in de gelegenheid erop te anticiperen.”
De vlootschouw brengt ook de verschillende profielen in kaart. “Het systeem gaat uit van categorieën, gericht op ervaring en leeftijd. Heb je nu veel veertigers in dienst, dan weet je dat over tien jaar de organisatie veroudert en maak je nu andere keuzes als er uitbreiding of vervanging nodig is. Andersom geldt ook: heb je bijvoorbeeld veel jongeren in technische functies, dan is het verstandig meer ervaring in huis te halen.”
“Toen ik aan dit proces begon, wist ik natuurlijk niet precies wat me te wachten stond. Maar ik ben heel positief verrast. Je bedenkt eerst wat je het liefst zou willen, dan bekijk je wat je in huis hebt en vervolgens ga je bepalen hoe je daarmee het ideaalplaatje het dichtst kunt benaderen. In een paar uur tijd wordt de hele organisatie in kaart gebracht, en kom je tot nieuwe inzichten. Dat is echt heel bijzonder.” Daarmee ben je er echter nog niet...
“Een grote stap is die nieuwe inzichten integreren in de bestaande organisatie. Dat gaat niet van de ene op de andere dag. We hebben het op de agenda staan, dus we gaan ermee aan de slag. Over een halfjaar of een jaar bekijken we waar we dan staan. Maar een ding is zeker: er worden vanaf nu andere keuzes gemaakt.”